Notion, Trello ou Google Sheets : quel outil choisir pour structurer un projet solo ?

Quand on lance un projet en solo, bien s’organiser est indispensable. Que vous soyez en phase d’idéation ou que vous commenciez à structurer une startup, vous aurez besoin d’un outil simple, flexible et adapté à votre façon de travailler.

Mais face à l’abondance d’options, une question revient souvent chez les entrepreneurs : faut-il utiliser Notion, Trello ou Google Sheets pour structurer un projet seul ?

Ces trois outils sont gratuits, accessibles et populaires. Pourtant, ils répondent à des logiques très différentes. Dans cet article, nous allons les comparer de manière concrète, pour vous aider à choisir celui qui conviendra le mieux à votre style de travail et à l’avancement de votre projet. Si vous êtes en quête de conseils pour lancer une startup sans argent, cet article pourrait également vous intéresser.

Et si vous souhaitez aller plus loin dans l'exécution, nous verrons aussi pourquoi s’entourer d’un associé peut faire toute la différence, en particulier pour passer du concept à l’action.

Pourquoi bien choisir son outil de gestion en solo est crucial

Quand on entreprend seul, on est à la fois CEO, CMO, CTO et assistant. Il est donc essentiel de ne pas perdre de temps dans l’organisation quotidienne. Le bon outil doit vous permettre de :

• Centraliser vos idées, tâches et ressources

• Garder une vision claire de l’avancement

• Travailler de manière modulaire et évolutive

• Ne pas créer une usine à gaz chronophage

Votre outil de structuration doit vous faire gagner du temps, pas vous en faire perdre. D’où l’intérêt de choisir en connaissance de cause, en fonction de vos besoins spécifiques.

Notion – Idéal pour centraliser et documenter

✅ Avantages :

Notion est un outil tout-en-un. Vous pouvez y rédiger des documents, créer des bases de données, planifier des tâches, construire des tableaux de bord et gérer du contenu. Sa grande force, c’est sa flexibilité extrême.

Pour un entrepreneur solo, Notion permet de créer un espace de travail unique où vous pouvez :

• Noter vos idées de startup

• Structurer un business model

• Suivre vos tâches avec un Kanban ou une timeline

• Rédiger un plan de contenu ou un pitch deck

• Conserver tous vos liens, documents et ressources

L’outil est gratuit pour un usage personnel, et ses modèles communautaires sont nombreux.

❌ Inconvénients :

• Peut sembler complexe au début

• Trop libre si vous avez besoin d’un cadre rigide

• Peu adapté aux tâches très visuelles ou simples

👉 Pour qui ?

Les profils organisés, à l’aise avec des systèmes personnalisables. Idéal si vous aimez documenter, structurer et itérer.

Trello – Simple, visuel, action-oriented

✅ Avantages :

Trello repose sur une logique de tableau Kanban. Vous créez des colonnes (ex : idées, à faire, en cours, fait) et glissez vos cartes de l’une à l’autre. C’est ultra intuitif.

Pour un projet solo, Trello est idéal pour :

• Visualiser l’avancement de tâches rapidement

• Gérer une roadmap produit

• Organiser une to-do list hebdomadaire

• Suivre un projet avec des deadlines

C’est l’outil le plus simple à prendre en main, même pour les non-techs. Il est parfait pour passer rapidement à l’action sans se noyer dans les fonctionnalités.

❌ Inconvénients :

• Moins adapté à la documentation

• Peu de profondeur dans les données

• Fonctionnalités avancées limitées en gratuit

👉 Pour qui ?

Les entrepreneurs orientés exécution, qui veulent garder une vision claire et simple de leurs tâches. Idéal pour les phases d’avancement rapide. Si vous souhaitez tester votre projet rapidement, vous pouvez consulter notre guide sur créer une landing page efficace.

Google Sheets – Rapide, personnalisable et universel

✅ Avantages :

Google Sheets, c’est le couteau suisse des bootstrappers. Ultra flexible, collaboratif, accessible en ligne, il permet de tout faire ou presque :

• Construire un budget ou une roadmap

• Créer une base de données de contacts ou de clients

• Simuler un tableau de bord d’indicateurs

• Suivre des tâches ou priorités en tableau

Il est particulièrement utile pour les projets avec des dimensions chiffrées ou structurées. Il s’utilise aussi très bien en complément d’un autre outil comme Notion.

❌ Inconvénients :

• Pas conçu pour la gestion de projet visuelle

• Moins intuitif pour les non-habitués d’Excel

• Risque de créer des tableaux trop lourds ou confus

👉 Pour qui ?

Les profils rigoureux, qui aiment les tableaux et les structures simples. Idéal pour ceux qui veulent manipuler des données ou suivre des indicateurs précis.

Et si vous ne voulez pas structurer seul ?

Même avec les bons outils, structurer un projet seul reste un défi. Il est facile de procrastiner, de douter ou de s’éparpiller. C’est là que trouver un associé peut changer la donne.

Un bon cofondateur vous aide à :

• Challenger vos idées

• Répartir les tâches selon les compétences

• Garder la motivation dans le temps

• Prendre des décisions plus vite

👉 Sur Cofondateur.fr, vous pouvez rencontrer des profils complémentaires à votre projet : développeurs, marketeurs, designers, CEO… Tous motivés par la création d’une startup à plusieurs.

La plateforme vous permet de :

• Déposer une idée ou rejoindre un projet existant

• Filtrer par compétences, disponibilité et ambition

• Échanger avec des entrepreneurs sérieux et engagés

Créer seul, c’est possible. Mais créer à deux ou trois, c’est souvent plus rapide, plus solide et plus motivant.

Conclusion : choisissez l’outil qui vous fait avancer

Il n’y a pas de “meilleur outil” universel. Il y a celui qui vous correspond aujourd’hui, en fonction de votre manière de travailler et du stade de maturité de votre projet.

• Notion pour structurer, centraliser et documenter

• Trello pour exécuter rapidement, de façon visuelle

• Google Sheets pour organiser, chiffrer et suivre vos données

Quel que soit votre choix, souvenez-vous que l’outil n’est qu’un moyen. L’important, c’est de passer à l’action. Et si vous sentez que vous avancez trop lentement seul, pensez à trouver un associé sur Cofondateur.fr ou comment valider votre idée de startup sans coder ni dépenser un centime.

Parce qu’une idée bien organisée, portée par une équipe alignée, a bien plus de chances de devenir une vraie startup. Pour vous aider dans la création de votre entreprise, n’oubliez pas de consulter Legalstart – Création d’entreprise.